8. Netzwerktreffen zu DMS und E-Akte in der kommunalen Verwaltungspraxis – Klare Vorgaben und Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg
In unserer 8. Netzwerkveranstaltung am 5. April 2022 ging es um den Erfahrungsaustausch zum Thema DMS und E-Akte. Als Basisinfrastruktur für die bevorstehende Verwaltungsdigitalisierung ist die digitale Ablage und fachbereichsübergreifende Verfügbarkeit von Dokumenten bis hin zu einer revisionssicheren Archivierung für Kommunalverwaltungen von großer Bedeutung. Die Relevanz des Themas zeigte auch der intensive Austausch und die vielschichtige Diskussion der 25 Teilnehmenden im Rahmen der Netzwerkveranstaltung. Drei Verwaltungshäuser hatten einen Vortrag zum Status und den Erfahrungen bei der Einführung eines DMS in ihrer Kommunalverwaltung im Netzwerk vorgestellt.
Dabei wurde eines sehr schnell klar: Einheitliche Systeme, Vorgehen oder Strukturen gibt es bei diesem Thema in der Verwaltungspraxis nicht. Alleine die drei kommunalen Referenten nutzen drei unterschiedliche Systeme und auch die Nutzungsintensität (von der Nutzung einzelner Fachbereiche, der parallelen Papierablage bis hin zum kompletten fachbereichsübergreifenden Ansatz inklusive digitalem Posteingang) variiert stark. Die Hälfte der teilnehmenden Kommunen gab an, noch gar kein DMS zu nutzen.
Eine echte Herausforderung – denn viel Zeit bleibt für die Einführung nicht mehr. Das bevorstehende OZG zwingt die Kommunen schnell zu handeln. Vor diesem Hintergrund wurde eine Arbeitsgruppe zum Thema DMS und E-Akte angeregt. Ziel soll es sein, die Erfahrungen der Mitgliedskommunen für alle verfügbar zu machen, Dokumente wie Leitfäden, Dienstanweisungen, Archivierungsvorgaben oder Organisationspläne als Vorlagen bereitzustellen und die gleichen Fehler nicht doppelt zu machen. Großes Potenzial steckt auch in der Vernetzung der kommunalen Digitalbeauftragten, die die gleichen Systeme nutzen, um sich so gezielt über die technischen Herausforderungen wie Schnittstellen oder Funktionsumfang zu auszutauschen.
Als den entscheidenden Erfolgsfaktor wurde die Akzeptanz bei Mitarbeitern angesprochen. Es gilt die Kolleginnen und Kollegen früh, bereits bei der Auswahl eines Systems einzubinden, aufzuklären und zu schulen. Und zwar alle Fachbereiche bis hin zum Personalrat. Die Einführung eines DMS ist für viele ein kritisches Thema: Die neue Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Arbeitsvorgängen kann von einigen als Bedrohung bzw. Überwachung wahrgenommen werden. Umso wichtiger ist an dieser Stelle die Einführung und Verstetigung eines DMS als fortlaufenden Prozess zu verstehen und mit einem hohen Maß an Kommunikation (erklären, schulen, anwenden) nach und nach in der Belegschaft zu etablieren. Die Einführung sollte auch mit weiteren Personal- und Organisationsentwicklungsmaßnahmen begleitet werden, um ein Change-Management und die Veränderungsbereitschaft im Ganzen in Gang zu setzen. Als weiteren Erfolgsfaktor wurde genannt, dass die Technik der Organisation folgen muss und nicht umgekehrt. Klare Vorgaben zur Ablagestruktur, eine Dienstanweisung zur Nutzung sowie klare Vorgaben zur Systematik beim Ablegen und Benennen von Dateien lauteten die Tipps und Empfehlungen der Referenten aus der Praxis.
Wir danken allen Referentinnen und Referenten aber auch unseren Netzwerkmitgliedern für den offenen und wertvollen Austausch und freuen uns schon auf unsere Arbeitsgruppe, die derzeit in Vorbereitung ist. Weitere Informationen folgen.
Neue Mitglieder sind jederzeit herzlich willkommen. Hierzu und zu allen Belangen rund um das Netzwerk stehen die Koordinatorinnen gerne zur Verfügung: hallo@digitaledoerfer-vernetzt.de.